Verteiltes Team, erschwerte Zusammenarbeit
Corona hat die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, auf den Kopf gestellt. Vor allem das Arbeiten in verteilten Teams wurde dank Home-Office-Zwang extensiv von uns geübt. Einer Umfrage der Universität St. Gallen zufolge nutzten nur 38% der befragten Unternehmen im Jahr 2019 Videokonferenzen. Im Jahre 2020 stieg dieser Anteil auf 84%. Die Anzahl der geschäftlich durchgeführten Flüge pro Jahr reduzierte sich im gleichen Zeitraum um über 80%. Natürlich ist das nichts Neues. Schon vor Corona gingen Unternehmen in diese Richtung. Denn viele sehen darin eine Chance, weltweit Talente für sich zu nutzen oder durch geringere Personalkosten Einsparungen zu realisieren.
Doch was hat das alles mit Online Teamentwicklung zu tun? Ganz einfach. Wenn jeder mit dem anderen aus dem Home Office online zusammenarbeitet, können Probleme entstehen. Und die Teamentwicklung kann darauf Antworten geben. Doch wenn die einzelnen Teammitglieder verteilt sind, muss eben auch die Teamentwicklung online erfolgen.
Wozu überhaupt in Teams arbeiten?
Unternehmen organisieren eine grosse Anzahl ihrer Mitarbeitenden in Teams. Sie wollen mit dieser Form der Zusammenarbeit handlungsfähig bleiben und ihre Prozesse optimal unterstützen. Der fortschreitende Abbau von Silos und der Trend zu flachen Strukturen befeuern den Bedarf an gut funktionierende Teams. Die grosse Hoffnung? Dass selbstorganisierte Teams den Bedarf an Führungskräften weiter reduzieren und gleichzeitig die Effektivität und Effizienz steigt.
Doch auch die Mitarbeitenden wollen in Teams arbeiten. Es ist einfach motivierender, wenn man als Team einem gemeinsamen Ziel folgen kann, als es ganz alleine zu tun.
Teamentwicklung gestern
Physische Teamentwicklung ist seit den letzten rund 70 Jahren bereits gründlich erforscht. Viele Modelle sind ab Mitte des 20. Jahrhunderts entwickelt worden. Und viele Erfahrungen konnten seitdem damit gesammelt werden.
Teamentwicklung heute
Online Teamentwicklung hingegen ist Neuland. Natürlich baut sie auf all den bisher gewonnenen Erkenntnissen auf und beinhaltet viele der bewährten Modelle und Methoden. Wir meinen mit Online Teamentwicklung professionelle Team-Begleitung in Unternehmen, welche online durch Videokommunikation (in Echtzeit, synchron) erfolgt.
Die Teamentwicklung wird durch die Führungskraft selbst (oder durch ausgebildete Teamentwickler) durchgeführt.
Dein Ticket zur Effektivität im verteilten Team
Die Besonderheiten der Online Teamentwicklung sind die virtuelle Distanz und der ganz persönliche Kontext, in welchem sich die Teilnehmenden befinden. Die einen nehmen vielleicht von zu Hause, aus dem Wohnzimmer teil. Andere haben möglicherweise ein eigenes Büro eingerichtet. Wieder andere sind vielleicht im Office.
Das alles widerspricht der gängigen Meinung, die Teamentwicklung an einem geeigneten, auswärtigen Ort mit möglichst wenig Daily-Business Ablenkungen durchzuführen.
Viele Vorbehalte gegenüber Online Teamentwicklung
Ich höre sie oft, die Vorbehalte gegenüber dem Online-Format.
- Wie steht es um die Intensität einer Online Teamentwicklung? Ist sie geringer, als wenn dieselbe Veranstaltung physisch durchgeführt würde?
- Kann das physische Zusammenkommen ausserhalb der eigenen Büroräumlichkeiten, wie in einem Seminarhotel, wirklich ersetzt werden?
- Wie klappt es, rasch Vertrauen aufzubauen und so die Arbeitsfähigkeit der Teilnehmenden sicherzustellen?
Ich wollte es genau wissen und habe deshalb selbst Erfahrungen gesammelt. Sieh dir nachfolgend meine Erkenntnisse aus den letzten zwei Jahren an.
Online Teamentwicklung hat Potenzial
Die Erkenntnisse zeigen, dass die beobachteten Online Teamentwicklungen nach ähnlichen Regeln funktionierten wie physische Teamentwicklung. Es zeigten sich keine besonderen Einschränkungen. Insbesondere die Vorbehalte einer möglicherweise mangelnden Intensität und fehlenden Offenheit der Teilnehmenden konnten nicht bestätigt werden. Im Gegenteil, in den untersuchten Online Teamentwicklungen entwickelte sich eine ähnliche Intensität und Offenheit wie in den physischen Formaten. Das hat selbst mich etwas überrascht. Und es zeigt, welches Potenzial hinsichtlich Qualität und Wirksamkeit in Online Teamentwicklung steckt.
Vorteile von Online Teamentwicklung
Ortsunabhängigkeit: Klar der grösste Pluspunkt. Alle Teilnehmenden sind flexibel, was den Ort ihrer Teilnahme betrifft. Voraussetzung ist lediglich eine genügend stabile und schnelle Internetverbindung. Denn wer will schon schlecht verstanden werden.
Kürzere Einheiten: Online-Meetings führen zur rascheren Ermüdung. Bei anspruchsvollen Vorgängen wie der Online Teamentwicklung verstärkt sich der Effekt. Die Lösung ist hier, die Massnahmen in jeweils kürzere Zeiteinheiten zu unterteilen. Das macht absolut Sinn und lässt sich erst noch besser in den Alltag integrieren als eine physische Zusammenkunft. Siehe auch nächster Punkt.
Zeitliche Flexibilität: Teamentwicklungen, die physisch stattfinden, bedingen stets eine Vorlaufzeit, um einen passenden Termin für alle zu finden, die mitmachen sollen. Die Online-Durchführung ermöglicht es jedoch, von überall aus teilzunehmen. In Hinblick auf kürzere Einheiten steigt damit die Flexibilität, um schneller und zeitnaher passende Termine für Teamentwicklungen finden zu können.
Engere Prozessbegleitung: Durch die Ortsunabhängigkeit, die zeitliche Flexibilität und die kürzeren Einheiten ergibt sich die Möglichkeit einer engeren Prozessbegleitung. Kurze Meetings in raschen wiederholenden Frequenzen sind so möglich, um den Prozess der Teamentwicklung noch besser zu unterstützen.
Geringere Kosten: Durch den Wegfall der Reisezeit und der Reisekosten an einen Seminarstandort sparen Unternehmen Geld ein. Auch die Nutzung von externen Räumlichkeiten wird eingespart. Ebenfalls erübrigen sich Ausgaben für die Verpflegung der Teilnehmenden. Auf der Anbieterseite, falls man auf einen externen Moderator und Teamentwickler setzt, entfällt die Zeit für die Anreise. Gemeinsame Mittags- oder Abendessen entfallen ebenfalls, was die Einsatzzeit verkürzt.
Optimierte Integrierbarkeit: Alle genannten Punkte resultieren letztendlich in einer besseren Integrierbarkeit der Teamentwicklung in den Arbeitsalltag. Dadurch mag die Bereitschaft zur Teilnahme bei den Leuten noch weiter gesteigert werden.
Grenzen von Online Teamentwicklung
Die Kacheln auf dem Bildschirm begrenzen die Anzahl Mitglieder im Team. Zoom kann mehr gleichzeitig darstellen als Teams. Doch mehr als 20 sind sowieso zu viel. Das würde für alle Beteiligten eine grössere kognitive Anstrengung bedeuten.
Auch würde ich vorwiegend sachliche Inhalte in einer Online Teamentwicklung aufnehmen. Offene oder gar verdeckte Konflikte eignen sich weniger.
Erfolgsfaktoren für die Online Teamentwicklung
Wann sich eine Online Teamentwicklung anbietet, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Natürlich müssen die Leute der Teamentwicklung zustimmen. Weitere ist wichtig, dass die Massnahmen von der nächsthöheren Führungskraft unterstützt werden. Und die verantwortlichen Personen in der Organisation müssen an den Erfolg der Massnahme glauben.
Hilfreich ist weiter, dem Team die Vorzüge der Online Teamentwicklung gegenüber dem physischen Format zu zeigen. Sagt das Team ja dazu, sollte es online gemacht werden. Sonst nicht.
Die Offenheit der Leute sowohl für das Online-Format wie auch für die Nutzung der Tools ist notwendig. Gibt es Leute, die sich damit nicht so gut auskennen? Kein Problem, biete ihnen vorher eine Schulung der Tools an.
Die geplanten Massnahmen (Interventionen) sind auf die Möglichkeiten der eingesetzten Online-Tools abzustimmen. Denn Videokommunikation in Online-Meetings ist kognitiv anspruchsvoll. Denke daran, es dem Team so angenehm wie möglich zu machen. Kürzere Zeiteinheiten und Pausen unterstützen darin, der Ermüdung entgegenzuwirken.
Emotionen wie Erleichterung und Ärger müssen in dem virtuellen Format bewusst angesprochen werden. In einem physischen Format hingegen nehmen sie durch die Situation Gestalt an und werden sichtbar. Im Online Format ist dafür mindestens der Moderator zuständig. Auch sollte regelmässig und bewusst über die eigene Intention und die Intention der Teilnehmenden gesprochen werden. Denn du weisst es bereits: Innerhalb der Videokommunikation bleibt ein Teil der Kommunikation auf der strecke und wird für die Anderen unsichtbar.
Nochmals ein Wort zur Teamgrösse
Sind es zu viele Leute, ist eine aufmerksame Teilnahme nicht mehr gegeben. Zum einen gibt es Personen, die mit ihrem kleinen Laptop-Bildschirm teilnehmen. Zum andern ermüdet man viel schneller, je mehr Kacheln auf dem Bildschirm beobachtet und wahrgenommen werden müssen. Auch die Gesprächsdynamik leidet, da gleichzeitige Wortmeldungen von Teilnehmenden nicht erfasst werden können. Dies führt zu unnatürlich langen Pausenzeiten, weil man sich nicht sicher sein kann, ob jemand anderer gerade sprechen möchte.
Übersteigt dein Team deshalb die wahrnehmbare Anzahl an Teilnehmenden, solltest du eine Unterteilung in Gruppen in Betracht ziehen. Doch wäge die Unterteilung gut ab, denn nicht alle Anlässe lassen sich gleich gut in geteilten Teams bearbeiten.
Alles immer online?
Trotz der Möglichkeiten von Online Teamentwicklung bleibt der persönliche Kontakt wichtig. Was ich damit meine? Teamentwicklung ist ein Prozess über mehrere Begegnungen. Plane die Teamentwicklung deshalb als hybrides Format. Gerade zu Beginn eine Teamentwicklung kann ein physisches Meeting für den Verlauf förderlich sein. Das kann zum Aufbau des gegenseitigen Vertrauens beitragen. Auch erreichte Meilensteine eignen sich für ein physisches Treffen. Dadurch stellst du sicher, dass die Leute im persönlichen Kontakt bleiben.
Probiere es aus mit einem hybriden Format. Vor allem wenn es um einen vorwiegend sachlichen Inhalt geht, gewinnst du damit mehr Flexibilität und Geschwindigkeit.
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Marcel, Master Coach bei MyOnlineCoach